План обучения персонала: пример

Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано

Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться

Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец!

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас

Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам.

Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон.
В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку.

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например спланировать траты на месяц, а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других.

Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос,
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество

Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни

Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения.

Принципы планирования.

Эффективное планирование деятельности опирается на соблюдение таких базовых принципов:

Единство и системность, которые означают общие цели и взаимосвязанности отдельных элементов компании;
Важность горизонтальной координации действий и проектов между подразделениями;
Общность и единство вектора движения, взаимная интеграция;
Партисипативность (вовлеченность в работу всех участников проекта);
Непрерывность реализации, соответствие временным границам;
Гибкость, которая дает возможность корректировки;
Наличие резервов, то есть – возможностей для лавирования;
Точность, обусловленная конкретизацией;
Комплексность, которая выражается в понимании общей картины;
Эффективность, определяющаяся превышением результатов над затратами;
Рациональность в выборе наилучшего варианта;
Пропорциональность и сбалансированность ресурсов;
Научность – учет достижений современной науки и техники;
Детализация, определяющая глубину понимания;
Простота и ясность, позволяющая адаптировать задание под уровень понимания конкретных исполнителей;

Соблюдая эти принципы, стоит знать, что они – не надуманная прихоть, а реальная возможность повысить результативность любого проекта. Особенно, если верно подобраны инструменты для подготовки планов. О них поговорим далее.

Планирование дня.

Для гармоничной жизни человеку необходимо соблюдать баланс между работой, бытовыми вопросами и досугом. Если рабочее время продумывают многие, то все, что происходит за пределами работы, часто приобретает хаотичный характер. Это неправильно, поскольку гармония достигается только в упорядочивании окружающего пространства и своих мыслей. Сложно быть прилежным в труде, при несобранности в целом. Планирование времени – это очень полезный навык, помогающий экономить свои силы и беречь ресурсы. Если у человека бардак в голове и на рабочем столе, он теряет слишком много энергии на поиск необходимой информации. Успеха в основном добивают те, кто смог упорядочить все свои дела.

Планирование дня желательно начинать с момента пробуждения, при этом учитывая свои физиологические особенности. Обобщенно, можно говорить, что пик интеллектуальной деятельности приходится на период с 10.00 до 12.00. Второй временной промежуток начинается в 14.00 и длится примерно 2 часа. Физические возможности заметно повышаются после 17.00. Но желательно прекратить нагрузки до 18.30-19.00. Это справедливо, если говорить о распорядке дня.

Но человеку также приходится планировать неделю, месяц, год и т.д. Это и есть стратегическое планирование, которое переходит в тактическое и завершается ежедневным. Если есть глобальная стратегия, ее следует разбить на маленькие ежедневные задачи, которые выполняются согласно определенному распорядку дня.

Не стоит расценивать планирование, как пустую трату времени. Напротив, оно позволяет сохранять этот ресурс, поскольку четко определяет временные рамки для выполнения отдельных задач. Предварительная подготовка заметно облегчает выполнение работы, таким образом, высвобождая дополнительное время для успеха и развития.

Принципы планирования

В ходе планирования бизнес-проекта менеджер должен придерживаться определенных принципов. Основными из них являются:

Целенаправленность. Реализация проекта преследует четкую, конечную цель, не распыляясь на несущественные задачи. Системность. Управление будущим проектом должно быть целостным, комплексным. При этом учитываются особенности его развития и составления. В некоторых случаях проект может быть разбит на подсистемы. Они будут также взаимосвязаны. При этом изменения в одной системе влечет перемены в иной структуре. Разбивка проекта на несколько частей позволяет отследить внутренние связи и взаимодействия элементов, выбрать наиболее эффективную их структуру. Оценка реализации проекта в этом случае может быть дана с точки зрения качественных и количественных процессов. Комплексность. Явления рассматриваются с точки зрения их связи и зависимости. Для этого применяют разные методы, подходы к управлению. Обеспеченность. В ходе планирования работ проекта предусматривается укомплектованность всех мероприятий нужными ресурсами. Приоритетность

Основное внимание при разработке проекта уделяется основным, самым важным задачам. Их определение зависит от общей концепции развития в перспективе

Экономическая безопасность. Рассчитывается степень убытков и потерь, которые несет организация в случае неосуществления задуманного события. Рисков избежать вовсе нельзя, но нужно оценивать их и принимать оправданные решения в этом направлении.

Преимущества планирования

Хорошо видеть перед собой цели, уметь достигать нужного результата и делать это не спонтанно. Научившись регулировать свою жизнь, человек достигает высокого статуса в обществе. Несмотря на то, что результата приходится ожидать продолжительный период, распланированные действия имеют преимущества и дают больше шансов на успех.

Плюсы планирования

Моменты	Особенности
Реализация мечты	Продумывание шагов и осуществление их в действительности позволяет реализовать любое желание
Высокий эффект	Обеспечение быстрого результата с меньшими усилиями
Организация	Грамотно выстроив план действий, не придется все делать впопыхах. Это повысит уровень менеджмента, сделав его качественным, улучшит координацию действий работников
Экономия времени, нервов, денег	Лучше потратить усилие на составление плана, чтобы потом наслаждаться процессом достижения цели. Последовательность действий, расписанных заранее, убережет от нервотрепок и поможет избежать лишних трат

Успешный менеджер

Готовый алгоритм позволяет сделать небольшую передышку на каждом этапе, чтобы оценить, что уже выполнено, что еще предстоит сделать в свете задуманного. Это помогает адекватно взвесить возможности и, при необходимости, откорректировать дальнейшие действия.

Вспомогательные процедуры

В ходе планирования реализации проекта некоторые процессы могут и не понадобиться. Только при возникновении необходимости в них менеджер включает их в общий список. К таким вспомогательным процессам относятся следующие:

Планирование стандартов качества, установление их предельно допустимого диапазона. Также оговариваются пути достижения требуемого уровня характеристик готовой продукции.
Планирование в области организации, которое подразумевает распределение функциональных компетенций, ответственности и субординации между всеми участниками проекта.
Подбор персонала с соответствующим уровнем квалификации, опытом работы, деятельность которых позволит реализовать проект в максимально короткие сроки. В некоторых случаях требуется формирование слаженной работы команды.
Установление коммуникаций для обеспечения членов проекта нужной информацией.
Определение разновидностей рисков проекта, их оценка и документирование. Это позволяет идентифицировать и устранить еще на этапе планирования факторы неопределенности, оценить степень их возможного влияния на проект. На этом этапе проводится расчет как благоприятного, так и неблагоприятного сценария развития ситуации в ходе реализации выбранной стратегии.
Планирование логистических процедур. Точно оговаривается, какое сырье, прочие необходимые материалы и ресурсы будут закупаться у внешних организаций, в каком количестве, а также с какой периодичностью будут выполняться поставки.

В ходе планирования процессов проекта могут потребоваться и иные действия. Это зависит от целей, которые преследует организация в ходе выполнения своей работы.

Какие данные можно использовать для составления планов?

В качестве входной информации для планирования можно использовать:

Статистику товарооборота. Можно составить план продаж, опираясь на статистику продаж прошлых периодов.
Любые уже созданные планы могут быть источниками, на основе которых можно планировать. План закупок можно рассчитать на основе плана продаж.
Заказы на отгрузку (заказы клиентов, поставщикам, на перемещение и др.). Например, при составлении плана продаж можно учесть уже имеющиеся заказы клиентов.
Обороты бюджетов.
Внешние данные: загруженные файлы из Excel, любые табличные данные о товаре и количестве.

Входы и выходы «Планирования»

На выходе есть возможности:

Создать заказы на основе планов. Например, на основании плана закупок можно создать заказы поставщику.
Создать другие планы. Например, после создания и утверждения годового плана продаж данные этого плана становятся доступными для построения плана продаж на ближайший месяц.
Контролировать исполнение планов с помощью различных отчетов.
Формировать обороты бюджетов – в зависимости от того, как выполняется планирование: если «сверху вниз», то данные бюджетирования являются источником планирования. Если «снизу вверх», то данные планирования являются источниками бюджетирования.

Планирование в проекте и подразделении — акцент на каждом сотруднике

контролировать нагрузку каждого сотрудника, равномерно распределять задачи (не забывая при этом учитывать квалификацию, опыт и навыки каждого);
отслеживать связи и пересечения работ (например, пока не будет текста для сайта, дизайнер не сможет полноценно разработать дизайн страницы — ему нужно исходить из объёма, расположения и логики элементов);
контролировать ресурсы: рабочее и нерабочее время, затраты;
отслеживать свои ключевые показатели деятельности (например, бюджет, план продаж, количество пофикшенных багов, тест-план и проч.);
координировать работу — это задача тимлида, руководителя отдела и т.д.

RegionSoft CRM

Задачи планирования

Планирование целей проекта предполагает разработку системы задач, которые, подобно ступеням, ведут к их достижению. Представленная работа позволяет определить еще до начала работы, может ли выбранный вид деятельности принести прибыль. Каждый инвестор стремится вложить свои средства в наиболее выгодный, прибыльный проект. Очертить основные параметры и результаты будущей деятельности, выбрать адекватные, реальные пути по их достижению удается в ходе планирования.

Чтобы работа была продуктивной, организация должна будет решить спектр задач. Если в ходе расчетов окажется, что результат подобной деятельности отрицательный (компания получит убыток), недостаточно высокий, нужно выявить причины подобного явления. Внеся определенные коррективы, удается повысить результативность проекта. Поправки могут вноситься на каждом этапе выполнения поставленных задач. Они могут быть следующими:

Детализация, уточнение цели (или целей) проектирования, определение желаемого результата мероприятия.
Определение объема и состава будущих работ.
Оценка сроков проведения каждого этапа.
Расчет бюджетной стоимости проекта.
Создается календарный план, а также просчитывается бюджет каждой фазы.
Определяется потребность в ресурсах. Расчет делают для каждой фазы проекта и деятельности организации в этом направлении в целом.
Составляется план материально-технического обеспечения.
Выполняется оценка рисков, создается методика правильного реагирования при возникновении опасных ситуаций.
Детали мероприятия подробно разъясняются инвестору.
Детали согласовываются со всеми участниками процесса.
Между исполнителями и управленцами распределяется ответственность за проведение работ и выполнение поставленных задач.
Уточняются плановые взаимодействия, управленческие процедуры планирования.

Управление проектами и планирование проекта тесно взаимосвязаны. Только последовательное выполнение поставленных задач в оговоренные сроки и в полном объеме может гарантировать достижение цели, получение прибыли в процессе деятельности компании.

Как связано «Планирование» и «Производство»?

Производственное планирование в 1С:ERP можно условно поделить на три уровня: уровень предприятия, межцеховой, уровень цеха.

Уровни производственного планирования в 1C:ERP

В системе 1С:ERP планирование на уровне предприятия – это составление согласованного комплекта планов (планы производства, снабжения, продаж). Основная задача этого уровня планирования – согласовать действия различных подразделений.

Для составления и балансировки планов в 1С:ERP можно использовать подсистему «Бюджетирование и планирование». Для управления на межцеховом уровне и уровне цеха — подсистему «Производство».

Виды планирования

У современного человека много потребностей, затрагивают они различные сферы жизни. Чтобы реализовать все задуманное, необходимо осуществить целеполагание, правильно расставив приоритеты. Это позволит определить очередность действий и направить их в конкретное русло. Регулятивный процесс наиболее важен, когда одновременно определяют несколько целей.

Чтобы понять, что включает в себя планирование, необходимо изучить все возможные виды процесса, их состав.

Классификация планирования

Тематическое наименование
Особенности
По срокам
Краткосрочное
Реализация текущих задач занимает по времени не более 12 месяцев
Средние сроки
Планы могут выстраиваться как на год, так и на пятилетку
Долгосрочное
Потребуется разработка стратегии на длительный период (масштабные перспективы)
По сферам
Финансовое
Просчитываются экономические задачи
Производственное
Просчитываются экономические задачи
Маркетинговое
Распределение ресурсов материально-технического характера
Исследовательское
Представлено глобальной стратегией фирмы
Индивидуальное
Вырисовывает перспективы с научной точки зрения
По охвату
Общее
Берет во внимание все составляющие процесса
Частичное
Учитывает только значимые условия
По обязательности
Директивное
Строго подчиняется предписаниям
Необязательное
Алгоритм включает рекомендации
По содержанию
Бизнес-план
Комплексные мероприятия предстоящего дела
Оперативно-календарное
Помогает в решении текущих задач
Стратегическое
Определяет конечную цель и формирование курса
Тактическое
Помогает решить, как достичь результата
По глубине
Агрегированное
В основе лежит анализ общих параметров
Детальное
Рассматривает «в разрезе» все возможные моменты
По координации
Одновременное
Если план включает 1 этап
Последовательное
Весь проект разделен на фазы
По очередности
Упорядоченное
Основано на последовательности действий
Скользящее
Учитывает возможность продления этапов
Внеочередное
Предпринимается по мере необходимости
По учету данных
Гибкое
Возможность корректировать действия под возникшие обстоятельства
Жесткое
Определяется четкими рамками
Комбинированное
Учитывает оба подвида

К сведению. Включает в себя планирование определение и по объектам. Сюда входят продумывание целей, программ, средств и возможностей, функций, выбор исполнителей.

Составление алгоритмов

Назначение планирования

Планирование проекта – это важный процесс в управлении бизнесом. Он крайне важен, поэтому практически каждая компания сегодня выполняет эту работу. На нее требуется потратить определенное время и ресурсы, но это себя оправдывает.

От качества планирования в процессе управления проектами зависит их дальнейшая реализация. В ходе подобной процедуры проводится инициация, в ходе которой утверждается устав, реестр участников, выбирается стратегическое направление для дальнейшего развития.

Сначала вырабатывается очередность основных действий. После их утверждения прорабатываются детали.

Обозначив концепцию будущего проекта и основные стадии его продвижения, руководство сможет откорректировать все его этапы, выбрать оптимальные пути для достижения поставленных целей.

Планирование проекта – это важный процесс в управлении. Он позволяет впоследствии выполнять мониторинг, своевременно корректируя движение на пути развития. Фактические показатели сравниваются с плановыми, что раскрывает информацию о степени выполнения намеченных задач

В ходе проведения контроля постоянно принимают во внимание обновляющуюся информацию из внешних и внутренних источников. Сроки, установленные в плане, условия и показатели могут меняться, так как они должны соответствовать реальной обстановке

Планирование непосредственно влияет на все процессы проектного управления. Поэтому его выполняет каждая организация. Невозможно управлять чем-либо, если нет четко установленной последовательности действий. Эти этапы являются задачами, выполнение которых ведет к достижению цели. Если что-то начинает идти не так, как планировалось, менеджер выявляет причины таких явлений, принимаются решения о правильных действиях в сложившихся обстоятельствах.

Процесс планирования представляет собой начальную стадию жизненного цикла проекта. Без этого невозможно достичь желаемого результата.

Планирование цели и целеполагание

Стратегическое планирование — это ориентир этих задач на конкретный отрезок времени. Здесь можно выделить две стадии:

Определение цели
Распределение имеющихся ресурсов

Применение планирования позволяет установить четкие цели. И своевременно принять решение при помощи методов, которые понятны и уместны. Также, это обеспечить контроль над ситуацией.

Что такое планирование цели? Из каких этапов оно состоит? Что такое план и каких типов он бывает? Какие есть методы планирования? Как планировать самореализацию? И какие есть результаты планирования?

Целеполагание – это определение и установка целей, в какой-либо деятельности.

Целеполагание направлено на увеличение уровня жизненной энергии. Еще, это самый мощный мотивирующий фактор! Целеполагание минимизирует или полностью снимает уровень тревожности и уменьшает неопределенность.

Главным средством для последовательного определения наиболее полезных целей и их достижения является планирование.

Планирование цели — это процесс анализа текущей деятельности. Формирования плана действий и оптимального распределения ресурсов для достижения поставленной цели.

Процесс планирования цели состоит из следующих этапов:

1. ПОСТАНОВКА ЦЕЛИ

Нужно сделать наиболее полное, ясное, понятное описание желаемого состояния, требуемых ресурсов и результатов.

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРАТЕГИИ

На этом этапе, нужно определить все необходимые действия, которые гарантированно приведут к цели. И их последовательность – стратегию.

3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТЕЙ

В плане обязательно нужно описать потребности. Ресурсы требуемые для успешного выполнения всех запланированных действий.

4. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЕЙ

Чтобы контролировать процесс достижения цели и определить, приближение или отдаление цели. Нужно описать ее качественные и количественные показатели.

5. МАТЕРИАЛИЗАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ

Результаты всех предыдущих этапов нужно материализовать – записать на внешнем носителе, бумаге, компьютере. Это позволяет видеть всю «карту» сверху, отмечать текущее состояние и быстро определять следующие шаги.

Этапы составления плана

Как правило, план обучения составляет специалист, трудовыми задачами которого являются обучение и подготовка персонала в данной организации. Как только руководству становится ясно, что имеется потребность в осуществлении обучения сотрудников, данному специалисту дается поручение подготовить соответствующий план с учетом направления, в котором выявлена недостаточная компетентность трудового коллектива.

Необходимость в обучении сотрудников может быть выявлена исходя из:

распорядительных документов руководства, содержащих требования к уровню подготовки персонала или рекомендации по повышению квалификации сотрудников;
предложений руководителей подразделений, сотрудники которых, по их мнению, нуждаются в обучении;
результатов аттестации персонала;
предложений самих сотрудников.

Для выполнения возложенной на специалиста задачи ему необходимо сделать следующее:

разработать программу подготовки персонала, которая будет учитывать потребности и цели обучения;
определить, какие мероприятия должны входить в план обучения;
если для обучения необходимо привлечение сторонних организаций, провести оценку рынка соответствующих услуг и выбрать наиболее подходящий вариант;
определить бюджет на проведение обучения с учетом расходов на внеплановые мероприятия, потребность в проведении которых может возникнуть непосредственно в ходе обучения;
разработать собственно план обучения сотрудников, который затем направляется руководству на согласование.

Составленный план обучения персонала (пример) рассылается руководителям подразделений, отделов предприятия для изучения и вынесения предложений по его усовершенствованию. По окончании согласований план утверждается и передается ответственным лицам для непосредственной реализации.